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山东建筑大学档案馆简介

信息来源:档案馆 发布日期: 2013-04-25浏览次数:

山东建筑大学档案馆成立于2012年,为学校直属副处级单位,配备5名专职人员。学校设立档案工作领导小组和档案鉴定销毁等相关工作小组,由校长担任领导小组组长,形成了科学合理的档案管理体制与工作机制。近几年来在省教育厅、省档案局的正确指导下,认真贯彻落实《高等学校档案管理办法》(27号令),规范档案管理体制,加强档案软硬件建设,开展档案编研和利用,档案管理数字化和信息化水平明显提高。目前,学校现有档案馆舍面积860平方米,专兼职档案工作人员52名。拥有馆藏档案25000余卷,党群、行政等十一类档案全部实行了集中统一管理,建立了五个全宗卷。1997年学校被评为第一批科技事业单位档案工作目标管理省一级档案管理单位,2003至2005年连续三年被评为全省档案管理考核一级先进单位,2006年至今为全省档案管理考核特级先进单位。2010年全省高校档案工作检查评估获得优秀,居前八位。

一、完善制度,依法治档,健全档案工作体系

按照《高等学校档案管理办法》的要求,根据学校情况制定了《山东建筑大学重大活动档案管理办法》、《关于进一步加强学校档案工作的实施意见》、《部门文件材料归档范围》专兼职档案员职责等办法措施,规范工作程序及各种手续,做好学校档案工作规划和工作计划。建立了重大活动和重大突发事件处置的建档指导机制,明确档案工作规程,建立服务承诺制和档案利用效果反馈制度,按照责任目标和工作计划,依法管理使各项工作有章可循,并及时督办协调和检查落实,有效提高了档案工作效率和服务质量。

二、加强档案硬件设施建设,增强档案工作服务能力

学校在政策、资金等方面对档案硬件设施建设给予倾斜和支持。每年将档案工作计划和经费预算列入年度工作计划和经费预算,配备了先进的档案管理软件及扫描仪、光盘刻录机、复印机、激光打印机、数码照相机等设备。改善档案库房条件,安装了防盗报警系统,购置了档案密集架、防磁柜、空调、除湿机、杀菌机,进行了灭菌、防火、防潮、防尘处理,消除一切安全隐患,使档案工作基础设施建设迈上一个新台阶,为提高档案工作水平搭建了高标准的硬件平台。投资30余万元,建成了500平方米的校史馆。档案硬件设施的明显改善,有力地提高了档案工作的服务能力。

三、加强档案资源建设,确保档案收集的完整率和准确率

近十年来,学校完成了更改校名、土地置换、50周年校庆、本科教学工作水平评估、申报博士点等重要工作。档案馆积极做好各种载体形式的文件材料的收集归档工作,每年接收归档案卷2000余卷,严格按照实体分类法和部门文件材料归档范围,扎实抓好档案源头建设,采取四纳入四同步、提前介入、中期检查、对重点部门进行督导等方法,主动深入部门,开拓领域,多方位多渠道做好档案资源建设,主动联系协调相关部门,提出要求,积极参与指导,现场办公,确保了所有归档文件完整准确、交接手续齐全,确保案卷质量合格率、归档率、准确率。

四、规范指导,建强队伍,提高全员档案意识

采取现场观摩指导、立卷归档流程示范等多种形式,分期分批地进行人员培训,不断提高档案队伍的整体素质和业务水平。每年举办一次专兼职档案员培训会,及时做好档案新标准新规范的培训,不断提高业务水平,增强责任感和敬业精神;每年举办一次集中档案法规教育,不断提高档案人员的法律意识和理论水平;每年组织多种形式的立卷现场指导,及时督导各院系和职能部门的档案整理工作;每学期组织专职档案员与兄弟院校的交流活动,学习借鉴档案管理工作的成功经验;努力营造一心一意干工作、尽心尽力谋发展的良好氛围,形成了一支政治强、业务精、作风好能干会干的档案队伍。

五、服务需求,创新应用,强化为民服务职能

充分利用档案围绕学校中心工作搞好档案信息服务,丰富服务形式,改进服务手段,开展档案编研利用,充分发挥档案的宣传教育、文化传承创新功能,发挥文化塑校作用。近五年平均每年档案利用3000余人次、3000余卷次,为学校中心工作提供了大量档案资料。完成了名校建设工程、博士点申报、专业评估等15个专题档案整理,编纂了历届校友名录、大事记、《山东建筑大学校志》、《山东建筑大学校友风采录》编研项目;积极举办各种展览,多方征集挖掘图片,利用档案文件,认真梳理,精心挑选,收到良好效果。《校庆五十周年系列文化成果》、《教学评估档案的开发利用》、《学校档案信息资源管理及网络化建设》等七项成果获得山东省档案开发利用成果奖一等奖四项、二等奖三项。以人为本,增强主动服务意识,克服人员少,业务量大的困难,随到随查,热情周到,主动为师生服好务。积极开放校史馆,为浓郁学校文化氛围发挥了积极作用。
   
六、科技兴档,加快档案信息化建设步伐

开展了数据库建设、网络建设、多媒体技术的应用,建立了档案信息网,安装使用网络化管理软件,提高了档案管理的数字化水平,使档案工作成为学校管理的一个重要信息资源平台。