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山东建筑大学实物档案管理实施细则

信息来源:档案馆 作者审核人:    发布日期: 2013-04-23    浏览次数:

为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,根据《高等学校档案管理办法》,结合我校具体情况,特制定本细则。

实物档案是指以便于保管的物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌,对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。

实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员,要认真做好实物档案的归档工作,保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有价值的实物档案完整的保存下来。

一、实物档案管理的基本原则

 1、实物档案采取分级管理的原则。凡能够全面反映学校真实历史面貌具有保存和利用价值的实物档案,集中存放在学校档案馆,反映学校局部面貌具有保存价值的实物档案存放各部门。

 2、实物档案的管理级别由档案馆确定;实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

3、实物档案属学校财产,任何部门不得违反实物档案分级管理的原则;任何个人不得把实物档案占为己有。

4、凡属档案馆统一保存的实物档案,有关部门如有需要可以办理借出手续,但时间不得超过半年,在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者,学校给予通报批评,并按实物价值予以经济处罚。

5、实物档案必须科学管理,有序存放,并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具,做到查找方便。

6、保存实物档案的库房要有必要的防护措施,其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

二、学校集中保管的实物档案归档范围

1、中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。

2、学校及各学院(部)、各职能部门不同时期的印章。

3、学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动(包括文艺、体育各种比赛)中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书(省、部级及以上)。

4、在国际交往中,国际友人赠送的纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

5、中外校友赠给母校的各种有保存利用价值,便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等)。

 6、学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

 7、反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等(样品)。

三、学校馆藏实物档案的整理与标识

  1、实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

  2、分类编号

 一级类目的设置与标识:

 采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SW”,即“ShiWu(实物)”的缩写。

二级类目的设置与标识:

二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识,采用阿拉伯数字“双位制”。

11 题词、字画

12 锦旗

13 证书、奖状

14 印章

15 牌匾

16 奖杯、纪念杯、纪念盘

17 校徽、纪念章、奖章、纪念币

18 其它类

三级类目的设置与标识:

三级类目采用院(系)、所、机关各单位的代码进行设置与标识(具体见代码表)。

3、档案馆馆藏实物类档案档号

全宗号+年度号+类目号(一级类目+二级类目+三级类目)+实物编号

模式如下:

07-2006-SW11·16-1~n

                                        实物编号

                              化学学院(三级类目)

                              题词、字画类代号(二级类目)

                              实物类代号(一级类目)

                              年度号

                               全宗号

      注:实物编号按最下位类目流水,年度用自然年度。

四、学校馆藏实物档案的归档时间

归档时间于次年五月底之前向档案科移交。

五、学校馆藏实物档案的保管期限

学校馆藏实物档案的保管期限一律为永久保存