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山东建筑大学人物档案管理实施细则

信息来源:档案馆 作者审核人:    发布日期: 2013-04-23    浏览次数:

人物档案是著名人物在职务活动和其他社会活动中的真实记录,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富。为加强学校人物档案的统一管理,做好人物档案的征集、保管和利用工作,根据《高等学校档案管理办法》结合我校具体情况,特制定本细则。

人物档案范围包括学校老一辈革命家、教育家、学术水平较高,成果显著的教授、专家以及获得较高荣誉、有突出贡献的著名人物在职务活动以及其他社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。人物档案的征集计划由学校档案馆制定,征集工作由档案馆和各院(部)、各有关单位的专、兼职档案员及有关人员合作进行。

一、人物档案的管理

1、人物档案实行集中统一管理,确保人物档案完整、准确、系统、安全,以利开发利用。并根据档案形成载体的不同,采取科学有效措施,加以保护和管理,严格执行安全和保密制度。

 2、由各归档单位专、兼职档案员或有关人员与档案馆一起按建档对象名单、人物档案材料征集内容要求进行征集(包括捐赠、寄存)归档。

 3、凡属归档范围内的材料,均应采取“移交”方式;不属归档范围但保存历史价值较高的材料,若建档对象或者家属自愿献给学校,可采取“捐赠”方式归档;由学校向捐赠者颁发捐赠证书。建档对象或者家属要求保留所有权者,可采取“寄存”方式归档。

4、征集归档的档案可随时向档案馆移交,并办理移交手续,一式二份,档案馆、个人各保存一份。档案馆应对人物档案的收进和移出,档案的保管和利用等情况定期进行统计。

5、人物档案要进行科学管理,编制系统、完整的案卷目录和检索工具。

6、档案馆可以利用实物、复制件、重复件或者目录举办展览,网上宣传、编辑出版有关档案资料。

二、人物档案的征集对象

凡在山东建筑大学学习和工作过的以下著名人物均属人物档案征集对象:

1、校级党政领导;

2、中国科学院院士、中国工程院院士、博士生导师;

3、国家、山东省有突出贡献的中青年专家;

4、国家、山东省教学名师;

5、百千万人才工程一、二层次入选者;

6、新世纪百千万人才工程国家级人选;

7、全国、山东省劳动模范、优秀教师、优秀教育工作者;

8、经学校确定在国内外有一定声誉或对学校做出突出贡献的著名人士、英雄人物;

9、学校聘任首席岗专业技术人员。  

三、人物档案的征集内容

人物档案征集内容包括被建档人物在政治、教育、科技、外事、管理等活动中直接形成的对国家和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。

1、书表类:反映人物生平历史的各类书表;

  2、证件类:各种证书,如出生证、学生证、学位证、会员证、专利证、代表证等证件;

3、自传性材料类:本人撰写的自传、日记、个人回忆录、报告文学、事迹介绍、工作笔记、思想总结、汇报、自我鉴定、口述的历史材料等;

4、任免奖惩材料类:职务任免通知、委任状、任命书、聘书、奖惩通报、奖状、奖杯、奖品、喜报、荣誉证书、证章、领导题词以及各种学术科研成果的获奖证书;

5、文件材料类:反映人物各个时期出席各种重要会议及重要活动的通知、工作报告、文章、演讲稿、讲话、题词、日记、典型发言材料、工作笔记、学术思想手稿等;

 6、学术性材料类:撰写出版的各种著作、译著、正式出版的教材、研究成果、论文、参考书、重要讲义、重要讲稿、专利材料、学术手稿等;

 7、社会评价性材料类:广播电视新闻和报刊杂志对著名人物的报道、介绍、纪念性材料、先进事迹的宣传、反映名人成就的作品及研究成果;社会对著名人物的研究、介绍、评价材料;

 8、通讯材料类:反映著名人物社会活动、国际交往、职务工作和学术方面具有保存价值的来往书信、便笺、电报、传真、电话记录、通知、通讯录等材料;

9、声像材料类:反映著名人物各个时期的学术活动、外事活动、政务活动、以及家庭生活中具有保存价值的照片、底片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等;

10、实物材料类:著名人物收藏的有重要保存价值的各种图书、资料、字画、礼品、纪念品、著名人物使用过的具有保存价值的实物、用品以及赠送给名人的礼品等;

11、著名人物专题纪念活动材料类:庆祝生日华诞、执教数载纪念庆典等活动形成的讲话、贺信、贺词、回忆录、征文等材料。

12、已故著名人物追悼会材料类:遗嘱、悼辞、讣告、唁电、治丧委员会名单、来宾签名簿等。

 四、人物档案的整理和利用

1、人物档案一律为永久保存。人物档案的整理和利用应严格按照归档要求、分类标准及查、借阅管理制度执行。

  2、人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况,对该档案享有优先利用权。

3、档案馆应维护著名人物本人或已故名人家属的合法权益,并做好安全保密工作。

  4、人物档案档号确定

 一级类目标识为“人物”汉语拼音字头“RW”;

 二级类目标识为建档对象姓名;

 三级类目标识为所建档的内容,采用分类标识。如:“书表类”为“A”;

四级类目为案卷号。

  分类的最下位类内排定的案卷顺序号,用阿拉伯数字标识(1~n)表示。

档号模式如下:

 07—RW—王某某—A—1~n

                                      案卷号

                                书表类(三级类目)

                                建档人物姓名(二级类目)

                                人物类(一级类目)

                              全宗号